مع تنامي دور «السجل العقاري» في توثيق الملكيات وتنفيذ التصرفات العقارية في المملكة، أصبحت معرفة متطلبات خدماته ومساراتها الإجرائية خطوة مهمة لإنجاز المعاملات بكفاءة وتفادي التأخير.
لكن بعض الطلبات قد تحتاج إلى معالجة إضافية بسبب اختيار خدمة غير مطابقة، أو تقديم مستندات لا تتوافق مع بيانات الملكية، أو عدم استيفاء متطلبات إثبات صلاحية مقدم الطلب.
وخلال جلسة نظمتها غرفة الرياض مؤخرا بعنوان «السجل العقاري: منصة متكاملة لإدارة وتنفيذ التصرفات العقارية»، أوضح عبد الرحمن الدهام، نائب الرئيس للتصرفات العقارية في «السجل العقاري»، عدداً من الأسباب التي قد تستدعي معالجة إضافية للطلبات. وتساعد معرفة هذه الحالات على مراجعة المتطلبات قبل التقديم، وتفادي خطوات يمكن الاستغناء عنها.
1. اختر الخدمة المطابقة لطبيعة طلبك
تأكد من اختيار الخدمة التي تتوافق مع الإجراء الذي تريد تنفيذه؛ فلكل خدمة مسار إجرائي مختلف داخل السجل العقاري.
وضرب الدهام مثالاً بتقديم طلب فرز للوحدات، بينما تتطلب المعاملة الفعلية طلب تجزئة للأراضي. وفي مثل هذه الحالات، يتواصل السجل مع المستفيد للتحقق من الخدمة المطلوبة وتوضيحها، وقد يحتاج المستفيد إلى تقديم طلب جديد وفق الإجراء الصحيح.
2. راجع مستندات العقار وبياناته
قد تستدعي بعض الطلبات معالجة إضافية عند تقديم مستندات قديمة لا تتوافق مع متطلبات السجل، أو عندما تختلف الأطوال والمساحات الواردة فيها عن بيانات الملكية، أو تحتاج المعاملة إلى مستندات أخرى.
وانتبه كذلك إلى طبيعة الإجراء؛ فبحسب الدهام، تُنجز معاملات مثل نقل الملكية وإدارة الحقوق والرهون بصورة فورية عندما لا تتطلب تعديل الرسم الجيومكاني أو الخرائط. أما طلبات الفرز والدمج فتحتاج إلى مراحل متعددة لضمان تحديث الخريطة العقارية.
3. استكمل ما يثبت صلاحية مقدم الطلب
لا تقتصر متطلبات بعض المعاملات على مستندات العقار؛ إذ قد يحتاج السجل إلى وثائق إضافية للتحقق من صلاحية الشخص الذي يقدم الطلب أو يمثّل صاحب العلاقة.
وأشار الدهام إلى حالات تتعلق بالوكالات ونظّار الأوقاف وغيرهم ممن تتطلب معاملاتهم التحقق من الصلاحيات. لذلك، راجع المستندات التي تثبت أهلية مقدم الطلب وصلاحيته لتنفيذ الإجراء قبل الإرسال، وتأكد من إرفاق ما يلزم بحسب طبيعة المعاملة.
4. اعرف المدة المتوقعة وتابع حالة الطلب
تختلف المدة اللازمة لإنجاز المعاملة بحسب طبيعتها والإجراءات التي تتطلبها، وتحدد خدمات السجل العقاري مددًا متوقعة للإنجاز. لذلك، من المهم الاطلاع على متطلبات الخدمة ومدتها قبل التقديم.
وبعد إرسال الطلب، تابع حالته واستجب للملاحظات التي قد يرسلها السجل. وأوضح الدهام أن السجل يعيد الطلب إلى المستفيد عند ظهور تحديات تستلزم معالجة، مع توضيح المشكلة والتحديث أو المستند المطلوب. ويمكن للمستفيد الاستفسار عن حالة المعاملة عبر قنوات التواصل المتاحة، ومنها الرقم المجاني وخدمة «واتساب».
الخلاصة: اختيار الخدمة الصحيحة، ومراجعة مستندات العقار وبياناته، وإثبات صلاحية مقدم الطلب، ثم متابعة المعاملة والاستجابة للملاحظات؛ خطوات تساعد على تقليل احتمالات التأخير الناتج عن نقص المتطلبات أو الحاجة إلى إعادة الإجراءات، مع مراعاة أن بعض الخدمات تستغرق وقتًا أطول بطبيعتها.
